Die einen arbeiten aus dem Homeoffice, die anderen im Büro. Wie nur können da produktive Meetings stattfinden?
Diese 8 Tipps helfen, Ihr hybrides Meeting optimal zu meistern:
Tipp Nr. 1: Die Technik muss stimmen
Eine Grundvoraussetzung für effektive hybride Meetings ist die richtige passende technische Ausstattung:
- ein Bildschirm oder besser noch ein interaktives Display an der Wand
- eine Webcam, deren Blickfeld den gesamten Raum abdeckt
- ein Mikrofon auf dem Tisch
- gute Verbindungsqualität mit den Endgeräten der Nutzer.
Remote-Mitarbeiter müssen ebenfalls über eine Webcam verfügen und bei einer lauten Umgebungen empfiehlt sich ein Headset, um die störende Geräuschkulisse zu unterbinden.
Lassen Sie die virtuellen Teilnehmenden 10 – 15 Minuten früher beitreten als die persönlichen Teilnehmer um mögliche technischen Probleme anzusprechen.
Tipp Nr. 2: Netiquette muss klar sein
Gewisse Grundregeln sind unabdingbar für produktive hybride Meetings:
- Kamera an: Gespräche entwickeln eine ganz andere Dynamik, wenn die Gesprächspartner zu sehen sind.
- Stumm-Schaltung an: Husten, Schnaufen und/oder Kinderlärm im Hintergrund müssen nicht alle mithören.
- Volle Konzentration: Alle Teilnehmenden sollen sich ausschliesslich auf die laufende Besprechung konzentrieren und alle anderen Aufgaben beiseite legen – nur dann sind hybride Konferenzen wirklich effektiv.
Sorgen Sie dafür dass die Netiquette beim Start von jedem Meeting geklärt ist und diese auch durchgesetzt wird.
Tipp Nr. 3: Finden Sie eine Struktur welche alle beteiligen lässt
Ineffektiv zeigen sich Meetings – ob hybrid oder nicht – wenn keiner einen Plan hat, was zu besprechen ist. Hier erweist es sich als hilfreich, wenn im Vorfeld eine Agenda existiert.
Empfehlenswert: Alle Teilnehmenden steuern für sie wichtige Themen zur Agenda bei, jeweils versehen mit ihrem Kürzel. Damit ist schon bereits ein gewisses Mass an Interaktion gegeben, wenn die Teilnehmenden ihre Punkte selbst vorbringen.
Tipp Nr. 4: Smalltalk stärkt das Miteinander
In hybriden Konferenzen soll das soziale Miteinander unbedingt gepflegt werden. Starten und beenden Sie hybride Meetings mit ein wenig «Geplänkel». Sei es ein Witz, eine Aktivierung durch ein Spiel, einen schönen Erfolg, den es zu feiern gilt, ein Geburtstag oder Neuigkeiten aus dem Team.
Hybride Meetings führen
Online und offline optimal miteinander verbinden. 2 interaktive Stunden in Kleingruppe für alle die hybride Sitzungen leiten.
Tipp Nr. 5: Lassen Sie die virtuellen Teilnehmenden zuerst zu Wort kommen
Laden Sie die virtuellen Teilnehmenden zuerst ein, einen Beitrag zu leisten. Virtuelle erhält man leicht das Gefühl, von denen, die sich physisch im Raum befinden, vergessen worden zu sein. Sorgen Sie für engagierte virtuelle Teilnehmende, indem Sie sicherstellen, dass alle gehört werden.
Tipp-Nr. 6: Bestimmen Sie jemanden für die Vermittlungsrolle zwischen physisch und virtuellen Teilnehmenden
Übergeben Sie einem live anwesenden Teilnehmenden die Verantwortung für Verbindungs- und Audiothemen. Diese Person soll sich anmelden, als ob sie aus der Ferne an der Besprechung teilnehmen würde. Sie bildet die Augen und Ohren für die virtuellen Teilnehmer des Meetings und stellt sicher, dass ihre Stimmen (auch über den chat) gehört werden.
Tipp-Nr. 7: Wiederholen Sie, was im physischen Raum für die virtuellen Teilnehmenden getan wurde
Wenn Sie beispielsweise auf einem Whiteboard im Raum Brainstorming durchführen, tun Sie dasselbe für Ihre virtuellen Teilnehmenden. Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit der virtuellen Plattformen, die Sie verwenden, indem Sie Breakout-Räume oder Whiteboards erstellen, damit sie auf die gleiche Weise teilnehmen können wie die Personen vor Ort.
Tipp Nr. 8: Lassen Sie Ihre Teilnehmenden durchatmen
Starten und beenden Sie das Meeting pünktlich oder besser noch einige Minuten vorher, um allen Teilnehmenden noch eine Pause zu ermöglichen. Bei längeren Meetings machen Sie zudem zwischendurch alle 30-40 Minuten eine kurze Pause.
Text: ZweiStunden – Wissen kurz&bündig GmbH
Bild: pixabay