Viele von uns pflegen eine unübersichtliche, lange To-Do Liste. Was auch der Grund ist, wieso To-Do-Listen oft als “nicht funktionsfähig” verschrien sind.
Deshalb:
Führen Sie drei Listen. Was auf den ersten Blick kompliziert erscheint, wird Ihnen mehr Übersicht und Effizienz bringen.
Sortieren Sie Ihre Aufgaben auf drei Listen:
- Masterliste:
Hier werden alle To-Dos notiert, die auf absehbare Zeit erledigt werden müssen. Dabei ist es gleichgültig, wie klein oder unwichtig die Aufgabe im Moment erscheint. Notieren Sie auch die Fälligkeit dazu. - Wochenliste:
Die Aufgaben, die in einer bestimmten Woche erledigt werden sollen, kommen auf diese Liste. - Tagesliste:
Was zwingend am aktuellen Tag getan werden muss, wird auf dieser Liste notiert.
So bringen Sie Ordnung in Ihre Aufgaben und können sich auf das konzentrieren, was wichtig und dringend ist.
Planung am Vorabend
Am Vorabend machen Sie eine Tagesliste für den kommenden Tag. So können Sie den Tag abschliessen und Ihre Freizeit geniessen. Am anderen Tag können Sie gleich loslegen und brauchen nicht erst Ihre Aufgaben zu koordinieren.
Konkrete Aufgaben formulieren
Um am nächsten Tag noch zu verstehen, was sie mit Ihren Aufgaben meinten, sollten Sie stets konkrete Formulierungen wählen. Beispiel: Statt “E-Mail” notieren Sie “E-Mail an Frau Rüdisühli schreiben”. Idealerweise schliessen Sie jedes To-Do mit einem Verb ab – das ist psychologisch eine Aufforderung an Sie, vorwärts zu gehen.
To-Dos nur ein einziges Mal verschieben
Manchmal kommt es vor, dass Aufgaben vorgezogen oder verschoben werden müssen. Sei es, weil Sie nicht alles schaffen, sei es, weil andere Aufgaben wichtiger werden. Falls Sie bemerken, dass Sie ein To-Do ständig verschieben, sollten Sie sich Gedanken über die Gründe machen. Eine Lösung ist, die Aufgabe vollständig zu löschen oder in kleinere Schritte aufzuteilen. Weiter aufschieben führt zu nichts.
Platzieren Sie Ihre To-Do-Listen sichtbar
In der Schublade nützt auch die beste und ausgefeilteste To-Do Liste nichts. Geben Sie Ihren Listen einen Platz, von wo aus Sie sie immer im Auge haben können. Direkt vor Ihnen auf dem Pult, digital auf dem Handy oder als App – je häufiger Ihr Blick über die Listen schweift, desto mehr werden Sie sich auch auf Ihre Aufgaben fokussieren können.
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Text: ZweiStunden – Wissen kurz&bündig GmbH
Bild: depositphotos