Reduzieren Sie die E-Mail-Flut

8 Tipps für den effizienten Umgang mit der elektronischen Post

E-Mails “fressen” einen Grossteil unserer Arbeitszeit und sorgen für Stress. Nur der richtige Umgang mit der elektronischen Post ermöglicht ein wirkungsvolles, störungsfreies Arbeiten. Die folgenden 8 Praxis-Tipps werden Ihnen dabei helfen:

1. Leerer Posteingang

Ihr Posteingang ist weder ein Archiv noch eine To-do-Liste und auch kein Postkorb. Verarbeiten Sie Ihre neu eingegangenen Mails in jeder Bearbeitungssequenz so, dass Ihr Posteingang danach wieder komplett leer ist. Dies ist effizienter und befreiend!

2. Mut zum Papierkorb

Unwichtige Mails gehören sofort gelöscht. Falls Sie sich damit schwertun, verschieben Sie sie in einen Zwischenordner, den Sie ca. alle 3 Monate prüfen, ob wirklich noch was Wichtiges dabei ist. Alles was nicht wirklich wichtig ist, löschen Sie dann.

3. Rufen Sie Ihre E-Mails konsequent ab

Entscheiden Sie, wie häufig Sie Ihre E-Mails abrufen und bearbeiten möchten: einmal, zweimal oder dreimal am Tag. Für die Berufsleute reicht dies. Bei jeder neuen E-Mail wird man aus dem Arbeitsprozess herausgerissen und verliert kostbare Arbeitszeit.

4. Nutzen Sie die Funktionen Ihres E-Mail-Programms

Investieren Sie ein bis zwei Stunden einmalig in die Bedienung Ihres E-Mail-Programms. Denn mit wichtigen Tastenkombinationen, Verteilern, Filtern und Suchmöglichkeiten arbeiten Sie effizienter und schneller.

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5. Informieren Sie Ihre Absender

Viele E-Mails enthalten Unwichtiges für Ihren Alltag. Informieren Sie Ihre Kollegen höflich, wenn Sie bestimmte Informationen nicht mehr erhalten möchten. Am besten bewerkstelligen Sie das, indem Sie ein offenes Gespräch mit Kollegen suchen.

6. Reagieren Sie innert 48 Stunden

Akzeptieren Sie , dass Sie nicht auf alle Mails sofort antworten können. Der Richtwert, um auf geschäftliche E-Mails zu reagieren, liegt bei 48 Stunden. Reagieren bedeutet nicht, dass Sie die Nachricht innert dieser Zeit auch schon bearbeiten haben.

7. Halten Sie sich an die 1-Klick Regel

Jede Mail wir nur einmal angeklickt. Sie entscheiden sofort nach dem Öffnen, was Sie mit der Mail tun: beantworten, weiterleiten, terminieren löschen oder archivieren.

8. Antworten Sie kurz&knapp

Jeder ist knapp an Zeit. Darum sind alle froh, wenn Sie auf Romane verzichten. Und: Wer viele Mails schreibt, der erhält auch viele Mails.