Von verschiedenen Informationskanälen fliegen einem oft die Aufgaben nur so zu. Wohin mit all diesen, damit uns wirklich nichts zwischen Stuhl und Bänke gerät? Folgende 3 Tipps helfen Ihnen, Ihr Hirn zu entlasten, kreative Gedanken zuzulassen und, dass Ihre To-do-Liste auch wirklich funktioniert. Denn, ob Sie nun für oder gegen solche Listen sind, ohne eine Sammlung der noch zu erledigen Tätigkeiten ist das Risiko gross, dass eben doch mal was vergessen geht.
1. To-do Liste an einem einzigen Ort
Ob klassisch in einem Notizbuch, ob in digitaler Form oder über ein App auf Ihrem Smartphone. Das Wichtigste ist, dass Sie eine einzige Quelle nutzen und sämtliche Ihrer Aufgaben am selben Ort integrieren und so auch wiederfinden.
2. To-do Liste mindestens täglich aktualisieren
Überarbeiten Sie Ihre To-do-Liste täglich mindestens einmal. Sobald diese nicht mehr aktuell ist, ist die Überwindung gross, sich ihrer wieder anzunehmen. Die To-do-Liste ist ein perfektes Mittel zur Tagesplanung.
3. Aufgaben in Zeitblöcke einteilen
In den Kalender tragen wir typischerweise Termine ein, die einen festen Zeitrahmen haben wie beispielsweise Telefonate oder Meetings. Definieren Sie deshalb für jedes Ihrer To-do’s wieviel Zeitaufwand diese benötigen und wann Sie diese erledigen wollen. Beispiel: 2 Stunden Meeting-Vorbereitung, 30 Minuten Ideen generieren zum aktuellen Projekt, 20 Minuten Flyer gestalten etc.
Nun bringen Sie diese Arbeitsphasen in eine kluge Abfolge. Es gilt: schwer vor leicht. Für Ihre erste Arbeitsphase am Tag wählen Sie eine anspruchsvolle Aufgabe, da sind Sie noch am konzentriertesten.
Text: ZweiStunden - Wissen kurz&bündig GmbH
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