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Arbeitstechnik mit E-Mails
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E-Mails "fressen" einen Grossteil unserer Arbeitszeit und sorgen für Stress. Nur der richtige Umgang mit E-Mails ermöglicht ein wirkungsvolles, störungsfreies Arbeiten.

8 Praxis-Tipps im Umgang mit E-Mails

1. Leerer Posteingang 
Ihr Posteingang ist weder ein Archiv noch eine To-Do-Liste und auch kein Postkorb. Verarbeiten Sie Ihre neu eingegangenen Mails in jeder Bearbeitungssequenz so, dass Ihr Posteingang danach wieder komplett leer ist. Dies ist effizienter und befreiend!  

2. Mut zum Papierkorb
Unwichtige Mails gehören sofort gelöscht. Falls Sie sich damit schwertun, ver-schieben Sie sie in einen Zwischenordner, den Sie ca. alle 3 Monate prüfen, ob wirklich noch was Wichtiges dabei ist. Alles was nicht wirklich wichtig ist, löschen Sie dann.

3. Rufen Sie Ihre Mails konsequent ab
Entscheiden Sie, wie häufig Sie Ihre E-Mails abrufen und bearbeiten möchten: 1-mal, 2-mal oder 3-mal am Tag. Für die Berufsleute reicht dies. Bei jeder neuen E-Mail wird man aus dem Arbeitsprozess herausgerissen und verliert kostbare Arbeitszeit.

4. Nutzen Sie die Funktionen Ihres Mail-Programms
Investieren Sie ein bis zwei Stunden einmalig in die Bedienung Ihres E-Mail-Programms. Denn mit wichtigen Tastenkombinationen, Verteilern, Filtern und Suchmöglichkeiten arbeiten Sie effizienter und schneller.










5. Informieren Sie Ihre Absender
Viele Mails enthalten Unwichtiges für Ihren Alltag. Informieren Sie höflich Ihre Kollegen, wenn Sie bestimmte Informationen nicht mehr erhalten möchten. Am besten bewerkstelligen Sie das, indem Sie ein offenes Gespräch mit Kollegen suchen.

6. Nicht auf alle Mails antworten
Akzeptieren Sie , dass Sie nicht auf alle Mails antworten müssen und können. "Wer was will gelten macht sich selten" gilt auch für den Mailverkehr.

7. Halten Sie sich an die 1-Klick Regel
Jede Mail wir nur einmal angeklickt. Sie entscheiden sofort nach dem Öffnen, was Sie mit der Mail tun: beantworten, weiterleiten, terminieren löschen oder archivieren.

8. Antworten Sie kurz&knapp
Jeder ist knapp an Zeit. Darum sind alle froh, wenn Sie auf Romane verzichten.
Und: Wer viele Mails schreibt, der erhält auch viele Mails.

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