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5 Tipps für ein perfektes Protokoll

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Tipp 1: Klären Sie den Inhalt der Besprechung

Lassen Sie sich genau erklären, worum es geht. Wenn Sie für die Wiedergabe des Inhalts verantwortlich sind, müssen Sie vorgängig wissen, was die wichtigsten Punkte sind. Notfalls fragen Sie nach, denn nichts ist ärgerlicher als wenn Inhalte nicht verstanden werden.

Tipp 2: Abkürzungen machen schneller

Damit Sie mit der Geschwindigkeit des Gesprächs mithalten können, nutzen Sie am besten Abkürzungen, um beim Schreiben möglichst wenig Zeit zu brauchen. Notieren Sie sich am Anfang der Besprechung Ihre wichtigsten Abkürzungen und setzen Sie sich regelmässig ein.

Tipp 3: Weniger ist mehr

Nur wichtige Entscheidungen oder Aufgabenverteilungen sind festzuhalten. Für ein vollständiges Protokoll müssen Sie nicht möglichst jedes Wort aufschreiben. Fragen Sie sich immer: Was war das Ziel des Meetings und ist das Ergebnis in Ihrem Protokoll ersichtlich? Es soll immerhin eine Zusammenfassung sein und keine Wort-für-Wort Wiedergabe.

Tipp 4: Sachlichkeit ist gefragt

Nicht immer sind Sie als Protokollführer mit dem Gesagten einverstanden. Dennoch ist Objektivität angesagt. Emotionen haben im Protokoll ebenfalls keinen Platz. Es geht nur darum, was gesagt wurde.

Tipp 5: Holen Sie sich direkt ein kurzes Feedback

Am Ende einer Besprechung kann es sinnvoll sein, noch einmal kurz ihre protokollierten Ergebnisse vorzulesen, um zu überprüfen, ob auch alles richtig ist. Mögliche Korrekturen können dann gleich umgesetzt werden.

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