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Das perfekte Protokoll
5 Tipps um Inhalte auf den Punkt zu bringen
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Wer schreibt das Protokoll? Bei dieser Frage wandern die Blicke der Sitzungsteilnehmenden meistens aus dem Fenster, auf die vorliegenden Unterlagen oder an die Raumdecke. Denn, Protokollschreiben ist oft anspruchsvoll und aufwändig.
Mit diesen Tipps gelingt das Protokoll bestimmt. Und noch ein Tipp für die Sitzungsleitenden;: Bestimmen Sie den oder die Protokollschreiber*in idealerweise vor dem Meeting.
1. Klären Sie den Inhalt der Besprechung
Lassen Sie sich genau erklären, worum es geht. Wenn Sie für die Wiedergabe des Inhalts verantwortlich sind, müssen Sie vorgängig wissen, was die wichtigsten Punkte sind. Notfalls fragen Sie nach, denn nichts ist ärgerlicher als wenn Inhalte nicht verstanden werden.
2. Abkürzungen machen schneller
Damit Sie mit der Geschwindigkeit des Gesprächs mithalten können, nutzen Sie am besten Abkürzungen, um beim Schreiben möglichst wenig Zeit zu brauchen. Notieren Sie sich am Anfang der Besprechung Ihre wichtigsten Abkürzungen und setzen diese regelmässig ein.
3. Weniger ist mehr
Nur wichtige Entscheidungen oder Aufgabenverteilungen sind festzuhalten. Für ein vollständiges Protokoll müssen Sie nicht möglichst jedes Wort aufschreiben. Fragen Sie sich immer: Was war das Ziel des Meetings und ist das Ergebnis in Ihrem Protokoll ersichtlich? Es soll immerhin eine Zusammenfassung sein und keine Wort-für-Wort Wiedergabe.
4. Sachlichkeit ist gefragt
Nicht immer sind Sie als Protokollführer mit dem Gesagten einverstanden. Dennoch ist Objektivität angesagt. Emotionen haben im Protokoll ebenfalls keinen Platz. Es geht nur darum, was gesagt wurde.
5. Holen Sie sich direkt ein kurzes Feedback
Am Ende einer Besprechung kann es sinnvoll sein, noch einmal kurz ihre protokollierten Ergebnisse vorzulesen, um zu überprüfen, ob auch alles richtig ist. Mögliche Korrekturen können dann gleich umgesetzt werden.
Text: ZweiStunden - Wissen kurz&bündig GmbH
Bild: depositphotos
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