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In der Rubrik "Schlau in ZweiMinuten" von ZweiStunden finden Sie Fachartikel und Beiträge rund um das Thema der beruflichen Qualifizierung und Weiterbildung.
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Zeit sparen mit QuickSteps für Outlook
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Sparen Sie Zeit mit den QuickSteps von Outlook. Sie müssen dazu keine komplizierten Regeln erstellen, denn mit QuickSteps können Sie sich wiederholende Arbeitsvorgänge leicht erledigen.

Tipp 1: Standardtexte erstellen
Aktivieren Sie in den QuickSteps den Befehl „Neu erstellen“. Im Dialogfenster „QuickStep bearbeiten“ geben Sie zB in das Feld „Name“ ein: „Zusage“. Öffnen Sie dann das Auswahlfeld „Aktion eingeben“, und wählen Sie aus dem Bereich „Antworten“ den Befehl „Neue Nachricht“. Damit Sie diese Nachricht an jede beliebige Adresse senden können, lassen Sie das Feld „An“ leer und klicken anstelle auf den Befehl „Optionen anzeigen“.
Das Dialogfenster wird jetzt um die Felder „Betreff“, „Kennzeichnung“, „Wichtigkeit“ und „Text“ erweitert. Für den Standardtext ist das Feld „Text“ von Interesse. Tippen Sie hier den gewünschten Text ein.
Am besten gleich mehrere Textpassagen, denn nicht passende Texte lassen sich später in der E-Mail löschen.

Tipp 2: Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe
Hat eine E-Mail erst zu einem späteren Zeitpunkt eine Aktion zur Folge, erstellen Sie daraus am besten eine Aufgabe mit einer Erinnerung und verschieben die E-Mail in den entsprechenden Ablage-Ordner. Und das Ganze können Sie mit einem QuickStep automatisieren: Klicken Sie im Start-Register des Ordners E-Mail auf Neu erstellen:

Als Namen für den QuickStep könnte Aufgabe anlegen und die dazugehörige Aktion Eine Aufgabe mit Anlage erstellen gewählt werden.
Mit Klick auf Aktion hinzufügen können Sie weitere Aktionen ergänzen, die dann automatisch ausgeführt werden – z.B. einer Kategorie zuordnen, in einen Ordner verschieben usw.

Mit Klick auf Fertig stellen ist der neue QuickStep angelegt und findet sich in der Auswahlliste.

Mehr nützliche Tipps und praktisches Wissen erfahren Sie in unserem zwei Stunden Seminar Arbeitstechnik mit E-Mails

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